Jak Automat Matuška díky Dishboardu šetří 35 hodin měsíčně a snižuje “pour cost”
Vynikající pivo a barbecue na jednom místě?
To je Automat Matuška, místo, které nenechá nikoho chladným. Snad jen to pivo – díkybohu! Naleznete ho v pražských Dejvicích.
Automat Matuška a jeho vize
Vizí tohoto ambiciózního kolektivu je stát se místem, které má nejlepší pivo široko daleko. Až deset piv na čepu, nanopivovar, kde si hosté mohou vlastní pivo uvařit a zároveň si vychutnat výborné barbecue, ať už jsou všežravci nebo vegetariáni. Tento podnik vzkvétá každým dnem díky Danielovi a jeho skvělému týmu. A my jsme rádi, že u toho můžeme být!
Aneb jak to všechno začalo..
Aneb jak to všechno začalo..
Kde je problém, tam je řešení!
Když v roce 2022 Automat Matuška zahajoval provoz, uvědomoval si generální manažer Daniel Korcsmáros nutnost finančního řízení a plánování pro zajištění dlouhodobě zdravého chodu podniku.
Ačkoli bylo finanční řízení podniku jednou z Danielových priorit, neměl dle svých slov s rolí finančního ředitele do té doby moc zkušeností. Díky svému předešlému působení ve skupině Ambiente, kde používali interní systém na míru, však měl obecnou představu o tom, co všechno je potřeba s ohledem na finance hlídat a jak by řízení a plánování ideálně mělo fungovat.
Hledal tedy řešení, které mu umožní na jednom místě sledovat příjmy z pokladny, zadávat mzdy zaměstnanců, nahrávat přijaté faktury, evidovat surovinové i další náklady a také sdílet data s účetními.
Ačkoli bylo finanční řízení podniku jednou z Danielových priorit, neměl dle svých slov s rolí finančního ředitele do té doby moc zkušeností. Díky svému předešlému působení ve skupině Ambiente, kde používali interní systém na míru, však měl obecnou představu o tom, co všechno je potřeba s ohledem na finance hlídat a jak by řízení a plánování ideálně mělo fungovat.
Hledal tedy řešení, které mu umožní na jednom místě sledovat příjmy z pokladny, zadávat mzdy zaměstnanců, nahrávat přijaté faktury, evidovat surovinové i další náklady a také sdílet data s účetními.
A kdo hledá, ten najde!
Když Daniel narazil na Dishboard, rychle zjistil, že se jedná přesně o to řešení, které hledal.
Dishboard zkrátka pokryl všechny potřeby Danielova týmu.
A to díky funkcím jako:
Kromě toho přinesl Dishboard další zlepšení interních procesů, o kterých Daniel původně ani nepřemýšlel.
Funkce Kalendář plateb, která pomáhá hlídat splatnosti faktur a usnadňuje jejich platby pomocí automaticky generovaných QR kódů a hromadného zadávání plateb do banky, výrazně zjednodušila proces placení faktur a ušetřila tak dalších několik hodin lidské práce měsíčně.
Dalšími výhodami, které hrály roli při volbě tohoto řešení, jsou uživatelská přívětivost a intuitivnost Dishboardu, a také možnost udělit přístup kolegům pro delegaci jednotlivých úkolů v rámci interních procesů podniku.
Dishboard díky tomu slouží jako jedno centrální místo, kde své úkoly související s finančním řízením mohou jednoduše vykonávat všichni členové týmu, kteří jsou do něj zapojení:
Dishboard zkrátka pokryl všechny potřeby Danielova týmu.
A to díky funkcím jako:
- nahrávání faktur, či fotek účtenek
- automatické rozpoznávání a přepis dat z daňových dokladů
- kategorizace nákladů
- integrace s pokladními i účetními systémy
- automatické generaci výkazu zisků a ztrát v reálném čase (P&L)
Kromě toho přinesl Dishboard další zlepšení interních procesů, o kterých Daniel původně ani nepřemýšlel.
Funkce Kalendář plateb, která pomáhá hlídat splatnosti faktur a usnadňuje jejich platby pomocí automaticky generovaných QR kódů a hromadného zadávání plateb do banky, výrazně zjednodušila proces placení faktur a ušetřila tak dalších několik hodin lidské práce měsíčně.
Dalšími výhodami, které hrály roli při volbě tohoto řešení, jsou uživatelská přívětivost a intuitivnost Dishboardu, a také možnost udělit přístup kolegům pro delegaci jednotlivých úkolů v rámci interních procesů podniku.
Dishboard díky tomu slouží jako jedno centrální místo, kde své úkoly související s finančním řízením mohou jednoduše vykonávat všichni členové týmu, kteří jsou do něj zapojení:
- interní účetní nahrává a schvaluje faktury za suroviny (většina faktur chodí přímo do aplikace)
- ostatní faktury nahrává a schvaluje manažer
- faktury k uhrazení platí majitel pomocí funkce Kalendář plateb
- externí účetní firma si pak z Dishboardu stahuje veškerá data, a nemusí tak pro předání dokladů využívat separátní úložiště a hlavně, když se doklad ztratí, vždy se najde v Dishboardu
Dishboard přináší ovoce
Využívání Dishboardu pomohlo Automatu Matuška hned v několika ohledech, nicméně hlavní přínosy jsou následující:
- Snížení pour costu o 4 % a další optimalizace nákladů
- Report P&L a další reporty, které Dishboard v reálném čase na základě dat o příjmech a nákladech generuje, přinesly Danielovi a jeho týmu také užitečná data o surovinových i dalších nákladech, která umožnila odhalit prostory pro optimalizaci.
“Víme, jaký je ideální food cost, víme, jak máme nastavené receptury. Ale pak vidíme ten skutečný food cost v Dishboardu. Když je tam odchylka, můžeme to řešit.” - říká Daniel
Fakta z tanku
Krásným napěněným příkladem je pour cost u piva, kde s pomocí Dishboardu podobnou odchylku odhalili! Prostřednictvím technických úprav procesu přerážení sudů a dodatečného školení personálu následně dokázali *pour cost snížit o 4 % (*náklady na čepování piva)!
Kromě toho využívají report P&L také pro sledování částek, které platí jednotlivým dodavatelům. Zkrátka tato data slouží jako podklad k proaktivní komunikaci s dodavateli a optimalizaci cen.
Kromě toho využívají report P&L také pro sledování částek, které platí jednotlivým dodavatelům. Zkrátka tato data slouží jako podklad k proaktivní komunikaci s dodavateli a optimalizaci cen.
A víte co je na tom nejlepší?
Vše si jednoduše vyfiltrujete v reportu P&L, takže dodavatelé s největšími objemy má Daniel pod palcem a může ''tlačit na cenu'' a tím samozřejmě podporovat dlouhodobě zdravé nastavení food costu a marží.
Čas jsou peníze!
Časová úspora při finančním řízení až 35 hodin měsíčně – a to není pokus o vtip, vážení!
Podle Danielova odhadu tráví teď těmito úkony zhruba 15 hodin měsíčně, kdežto v minulosti nad tím mohli celo - týmově strávit až 50hodin, což dává 35 hodin úsporu - představte si, co všechno se dá za takový čas stihnout - třeba…, no, co byste dělali Vy?
Největší časové úspory vznikají v souvislosti se zpracováním, schvalováním a placením faktur.
Podle Danielova odhadu tráví teď těmito úkony zhruba 15 hodin měsíčně, kdežto v minulosti nad tím mohli celo - týmově strávit až 50hodin, což dává 35 hodin úsporu - představte si, co všechno se dá za takový čas stihnout - třeba…, no, co byste dělali Vy?
Největší časové úspory vznikají v souvislosti se zpracováním, schvalováním a placením faktur.
Noční můra, která netrvala věčně!
Před zavedením Dishboardu tento proces fungoval asi jako scénář z béčkového filmu:
Interní účetní nejprve předpřipravila faktury ke schválení v papírové formě. Tyto faktury následně schválil manažer podpisem, aby je pak interní účetní opět naskenovala a poslala externí účetní k proplacení.
Celý proces byl tak komplikovaný, že i Bruce Willis by raději podstoupil znovu Armageddon, než na to jít bez Dishboardu.
Rozbřesk
Nyní se celý tento proces odehrává elektronicky v Dishboardu, kde si faktury mohou interní účetní i manažer přímo schvalovat, a namísto externí účetní je díky jednoduchosti a přehlednosti Kalendáře plateb platí přímo majitel.
Už žádné hledání správného podpisu, žádné skenování, jen pár kliků a je hotovo!
Už žádné hledání správného podpisu, žádné skenování, jen pár kliků a je hotovo!
Jdeme ruku v ruce a na závěr snad jen říci…
Dishboard týmu z Automatu Matuška slouží jako centrální místo pro finanční řízení podniku. Kombinace technologie a funkcí Dishboardu usnadňuje interní procesy, a datové reporty pak umožňují efektivně plánovat a optimalizovat náklady.
Danielův tým díky tomu může věnovat více času důležitým věcem, jako je hledání perfektní receptury na letní speciál nebo organizování interních turnajů v beer-pongu :)
Danielův tým díky tomu může věnovat více času důležitým věcem, jako je hledání perfektní receptury na letní speciál nebo organizování interních turnajů v beer-pongu :)
Chcete dosáhnout stejně skvělých výsledků i ve Vašem gastro podniku?
Povězte nám svůj příběh
a my vám připravíme řešení na míru!
a my vám připravíme řešení na míru!
