Jak Iva z bistra Lagom zrušila 15 tabulek
Představte si scénu: jste majitel kavárny či restaurace, venku se otepluje a cyklostezka před vaším podnikem praská ve švech. Místo abyste plánovali sezónní menu nebo trénovali nový personál, sedíte nad šanony s papírovými fakturami, hledáte účtenky, vyjíždíte bankovní výpisy a v Excelu doháníte, co jste minulý týden nestihli. Zní to povědomě?
Když se sen o vlastní kavárně promění v účetní noční můru
Když se
Pro Ivu Jindrákovou, majitelku bistra Lagom, byl sen o vlastní kavárně realitou už v říjnu 2024. Spolu s maminkou otevřely Lagom v malebném prostoru u cyklostezky. První měsíce přinesly nadšení i chaos:
- 15 Excelových tabulek pro faktury, food cost, mzdy, provozní náklady. Každá změna se musela ručně přenášet mezi tabulkami.
- Šanony plné účtenek a faktur, které se neustále ztrácely nebo pomačkaly.
- Denní hodinové rutiny: tisk, skenování, ruční párování faktur s bankovním výpisem. Dodavatelé posílají věci jak chtějí.
- Neaktuální cash-flow: nejasno, zda zbývá na nájem, mzdy nebo na krásný nový stůl co se jí tak dlouho líbí.
- Food cost nahoře a dole - a neví se proč.
„Měla jsem 15 Excelových tabulek a šanony plné faktur – každý měsíc jsem to musela skládat znovu, trávila jsem tím i tři týdny.“
Iva jako maminka malých dětí a zaměstnavatelka 20 lidí v bistru, vstává v 05:30, dorazí do kavárny kolem osmé, kde dohlíží na přípravu, oběd, servis a mezitím řeší – mimo jiné – finance. Když se dříve blížil konec měsíce, vracela se domů pozdě, často s notebookem v batohu, aby ještě zařídila tisk faktur a kontrolu plateb v Excelu.
“Ráda se hrabu v číslech, řeším optimalizaci food costu, podle toho mi vychází marže, ale přišlo mi, že to řeším pořád a pak mi uniká někde něco jiného”.
Největší moment přišel, když na jaře dorazila roční faktura za popelnice ve výši 35 000 Kč. „Myslela jsem, že to platím měsíčně, ale ono to bylo najednou celé najednou. To byl moment, kdy si uvědomila, že musí najít způsob, jak mít finance pod kontrolou v reálném čase.
“Ráda se hrabu v číslech, řeším optimalizaci food costu, podle toho mi vychází marže, ale přišlo mi, že to řeším pořád a pak mi uniká někde něco jiného”.
Největší moment přišel, když na jaře dorazila roční faktura za popelnice ve výši 35 000 Kč. „Myslela jsem, že to platím měsíčně, ale ono to bylo najednou celé najednou. To byl moment, kdy si uvědomila, že musí najít způsob, jak mít finance pod kontrolou v reálném čase.
Dishboard: od prvního setkání k plné důvěře
Iva hledala řešení, které by:
Při testování několika nástrojů narazila na Dishboard. První dojem: jednoduché rozhraní, žádné nekonečné nastavování. Podpora ji provedla úvodním meetingem, odpověděla na dva e-maily a bylo hotovo.
Iva hledala řešení, které by:
- Snížilo čas strávený rutinními účetními úkony.
- Aktivně sledovalo Plate cost / food cost / drink cost - podle toho totiž nastavuje cenu nabídky.
- Minimalizovalo chyby a “pátrání po papírech”.
- Umožnilo plánovat cash-flow na základě dat, ne odhadů.
Při testování několika nástrojů narazila na Dishboard. První dojem: jednoduché rozhraní, žádné nekonečné nastavování. Podpora ji provedla úvodním meetingem, odpověděla na dva e-maily a bylo hotovo.
„Po jedné online schůzce a dvou e-mailech jsem měla Dishboard v ruce. Pokud jsem to pochopila já, netechnický typ, zvládne to každý,“ usmívá se.
Po týdnu měla Dishboard plně v ruce, Iva si osvojila:
- Import faktur jedním přeposláním e-mailu - hlavně naučila dodavatele aby jí posílali fakturu na specifický email, který se páruje s Dishboardem.
- Nastavení kalendáře plateb pro sledování splatností a přímé placení z něj pomocí QR kódů
- Reporty food cost a cash-flow
Zpočátku kontrolovala své finance doslova den co den – otevírala Dishboard, ověřovala, že každá faktura se spárovala správně, a sledovala stav hotovosti v modulu Kasa. Co si budeme povídat, nový systém na finance? Ne snadno se tomu hned věří. Už po několika týdnech ale poznala, že rutinní úkony zvládá systém automatizovat a lze mu věřit.
„Teď stačí jeden klik – mám hotovo. Předtím jsem nad tím seděla týdny a stresovala se.“
Pochybnosti?
Zpracování faktur a dodavatelé
Každý měsíc Iva dříve zpracovávala kolem 150–200 faktur od desítek různých dodavatelů – a to všechno ručně v Excelu. Nyní nařídila dodavatelům, ať faktury posílají na speciální Dishboard email, ze kterého pak systém sám automaticky načte položky, cenu i splatnost z faktury v příloze. To pak ještě uloží do platebního kalendáře, který automaticky připomíná budoucí platby. Ty pak nejsou opomenuty.
Díky tomu zvládla přesvědčit i malé farmáře, aby jí faktury posílali digitálně – a ti, kteří původně posílali pouze papír, nyní posílají 100 % dokladů e-mailem. Tím odpadlo zdlouhavé pátrání a zlepšily se vztahy s dodavateli, protože všichni vidí, že platby probíhají rychle a bez chyb.
Každý měsíc Iva dříve zpracovávala kolem 150–200 faktur od desítek různých dodavatelů – a to všechno ručně v Excelu. Nyní nařídila dodavatelům, ať faktury posílají na speciální Dishboard email, ze kterého pak systém sám automaticky načte položky, cenu i splatnost z faktury v příloze. To pak ještě uloží do platebního kalendáře, který automaticky připomíná budoucí platby. Ty pak nejsou opomenuty.
Díky tomu zvládla přesvědčit i malé farmáře, aby jí faktury posílali digitálně – a ti, kteří původně posílali pouze papír, nyní posílají 100 % dokladů e-mailem. Tím odpadlo zdlouhavé pátrání a zlepšily se vztahy s dodavateli, protože všichni vidí, že platby probíhají rychle a bez chyb.
"Kdybych na čtrnáct dní odjela na Maledivy, nic zásadního by se nestalo – protože to mám všechno online. A pak se tomu jen zase víc věnuju na konci měsíce. Takže z původních tří týdnů práce měsíčně je dneska tak jeden.”
Víte, jak správně počítat food cost?
Tuto metriku lze zároveň vypočítávat na několika úrovních, o kterých si můžete přečíst v našem článku pro food cost. A to právě včetně zmíněného zohlednění skladových zásob.Reálné náklady a příjmy
"Předtím jsem byla často překvapená výší některých nákladů. Například u mezd – účetní mi poslala reálné výplaty a já si říkala: „Aha, on měl dovolenou, proto je to víc.“ A teď si to představte u 20 lidí, kde to každý měsíc vychází jinak. Na konci měsíce mě to vždycky zaskočilo.”
"Předtím jsem byla často překvapená výší některých nákladů. Například u mezd – účetní mi poslala reálné výplaty a já si říkala: „Aha, on měl dovolenou, proto je to víc.“ A teď si to představte u 20 lidí, kde to každý měsíc vychází jinak. Na konci měsíce mě to vždycky zaskočilo.”
“Před Dishboardem jsem nevěděla, jak si na tom reálně stojím. Teď se podívám do systému, vidím stav účtu, co mám zaplatit, co mě čeká… A podle toho si můžu spočítat, jestli si můžu dovolit třeba koupit ten krásný velký stůl, co se mi líbí. 😄
“Když se food cost zvýší, hned to vidím. A pak si to rozkliknu – vidím proč. A hlavně už se mi nestává, že něco zařazuji dvakrát - jednou jsem měla stejnou fakturu i dodák, schválila jsem obojí, a food cost mi vyšel 45 %. 😅 Ale Dishboard to hned ukázal – a já si to mohla dohledat. Můžu si kliknout na konkrétního dodavatele a mám hned přehled.”
Na škále 1 až 10 - jak moc se snížil stres z účetnictví?
“Dvacet!” 😄říká “Fakt! První měsíc jsem byla překvapená, že jen nahraju faktury a je hotovo.” A mzdy – dřív jsem přepisovala tabulky ručně. Teď mám systém, kliknu, odešlu. Pohoda.”
Dřív ji účetní pořád urgovala, chyběly doklady. Teď je všechno hned v systému a účetní má přístup. Mzdy, food cost, faktury i jiné výdaje. “Úplný luxus” říká. Tím získala nejen čas, ale i jistotu, že finance jejího podniku jsou skutečně pod kontrolou.
“Dvacet!” 😄říká “Fakt! První měsíc jsem byla překvapená, že jen nahraju faktury a je hotovo.” A mzdy – dřív jsem přepisovala tabulky ručně. Teď mám systém, kliknu, odešlu. Pohoda.”
Dřív ji účetní pořád urgovala, chyběly doklady. Teď je všechno hned v systému a účetní má přístup. Mzdy, food cost, faktury i jiné výdaje. “Úplný luxus” říká. Tím získala nejen čas, ale i jistotu, že finance jejího podniku jsou skutečně pod kontrolou.
“Dřív jsem trávila celý týden na konci měsíce s fakturami a mzdami. Teď jsou to tak tři dny. Plus dřív denně telefonáty a dohledávání. Navíc skládat z několika systémů – účetní, Airbank, Storyous… teď vidím, co potřebuji. A hlavně – je to přesné.”
Ušetřeno? minimálně 10 hodin měsíčně na komunikaci a přípravě dokumentů, které místo ní zvládne systém.
Ušetřeno? minimálně 10 hodin měsíčně na komunikaci a přípravě dokumentů, které místo ní zvládne systém.
A jak to je nyní?
Dnes Ivě stačí jednou týdně nahlédnout do přehledů a ujistit se, že vše běží hladce. „Kdybych se na to nemusela koukat denně, stačil by mi pátek nebo neděle, abych zkontrolovala, co se za ten týden nasbíralo,“ potvrzuje. Místo stresu z papírů tak může plánovat letní pop-upy, rozšíření venkovního baru i rodinné víkendy.
Její vztah k Dishboardu shrnuje jednou větou: „Dishboard a já jsme kamarádi.“ Tím, že nechala systém hlídat rutinu, získala klidnou hlavu, čas na strategii a naprostou jistotu, že finance jejího byznysu jsou skutečně pod kontrolou.
Teď kolem šesté odpoledne odchází z podniku s klidem v duši, protože ví, že Dishboard všechny doklady zpracoval automaticky. Večer si místo papírů dopřeje krátkou jógovou sestavu nebo meditaci na zahradě, zatímco systém sám spáruje platby a zobrazí přehled zůstatků.
Dnes Ivě stačí jednou týdně nahlédnout do přehledů a ujistit se, že vše běží hladce. „Kdybych se na to nemusela koukat denně, stačil by mi pátek nebo neděle, abych zkontrolovala, co se za ten týden nasbíralo,“ potvrzuje. Místo stresu z papírů tak může plánovat letní pop-upy, rozšíření venkovního baru i rodinné víkendy.
Její vztah k Dishboardu shrnuje jednou větou: „Dishboard a já jsme kamarádi.“ Tím, že nechala systém hlídat rutinu, získala klidnou hlavu, čas na strategii a naprostou jistotu, že finance jejího byznysu jsou skutečně pod kontrolou.
Teď kolem šesté odpoledne odchází z podniku s klidem v duši, protože ví, že Dishboard všechny doklady zpracoval automaticky. Večer si místo papírů dopřeje krátkou jógovou sestavu nebo meditaci na zahradě, zatímco systém sám spáruje platby a zobrazí přehled zůstatků.
Přehled food costu a dalších klíčových metrik v Dishboardu
Chcete dosáhnout stejně skvělých výsledků i ve Vašem gastro podniku?
Povězte nám svůj příběh
a my vám připravíme řešení na míru!
a my vám připravíme řešení na míru!
Manage cookies
Cookie Settings
Cookies necessary for the correct operation of the site are always enabled.
Other cookies are configurable.
Other cookies are configurable.
