Jak zjednodušit příjem faktur
v restauraci
v restauraci
Desítky dodavatelů, stovky faktur. A s tím spojené neustálé dohledávání, přepisováním a přepisování. To je dokonalý žrout času, který lze jednoduše vyřešit. Jako majitel restaurace dobře víte, že každodenní provoz, řešení hostů i starost o personál vám už samo o sobě dává zabrat. Když se k tomu navíc přidá chaos s fakturami od dodavatelů, může to být hotová noční můra. Jak na to?
Velmi známá situace
- Faktury vám chodí jakkoliv, jen ne jednotně. Elektronicky na různé e‑maily, v různých formátech, tak i při předávání osobně, ačkoliv u toho nejste.
- Papírové faktury se ztrácí - na baru, v kanceláři, kdekoliv možně a často přijdou pozdě.
- Musíte ručně vypisovat údaje z PDF i papírových dokumentů.
- Ztrácíte přehled, která faktura už byla zaplacena, a která stojí za dohledání. A pak ještě které mají být dodány účetní.
- Často se stává, že vám kvůli chybě v adresování unikne platba nebo vás čekají nepříjemné přípomínky, v nejhorším pokuty.
Naštěstí na to existuje jednoduché řešení. Dishboard dokáže celý proces doručení, zpracování a archivace faktur zautomatizovat. A pokud jste Dishboard ještě nevyzkoušeli, tento návod vám pomůže i tak. Níže najdete krok za krokem, jak nastavit proces tak, aby všechny faktury končily vždy tam, kde mají - a vy se už nemuseli trápit hledáním, opisováním či sjednáváním nápravy.
1. Dejte dokupy seznam dodavatelů
Abyste věděli, na koho se zaměřit a koho můžete na začátku procesu vyřadit.
Jak na to:
Abyste věděli, na koho se zaměřit a koho můžete na začátku procesu vyřadit.
Jak na to:
- Požádejte účetní o export všech dodavatelů včetně počtu faktur za posledních 12 měsíců.
- Data nahrajte do jednoduché tabulky, kde hned uvidíte, kteří dodavatelé generují nejvíce faktur.
2. Odstraňte jednorázové dodavatele
„One-timers“ - tedy ti, kdo vám poslali méně než dvě faktury ročně - nemá smysl řešit.
Jak na to:
„One-timers“ - tedy ti, kdo vám poslali méně než dvě faktury ročně - nemá smysl řešit.
Jak na to:
- V tabulce označte dodavatele s méně než dvěma fakturami a dočasně je odložte stranou.
- Soustřeďte se na těch několik hlavních, co posílají pravidelné dávky faktur.
3. Zaveďte unikátní e‑mail pro faktury
Jediná schránka na všechny faktury = žádné ztracené dokumenty.
Jak na to:
Jediná schránka na všechny faktury = žádné ztracené dokumenty.
Jak na to:
- Založte si adresu typu faktury@vase-bistro.cz.
- Všude – u všech hlavních dodavatelů i v kontaktech IČO - sdílejte pouze tuto adresu.
Víte, jak správně počítat food cost?
Tuto metriku lze zároveň vypočítávat na několika úrovních, o kterých si můžete přečíst v našem článku pro food cost. A to právě včetně zmíněného zohlednění skladových zásob.4. Oznamte změnu dodavatelům
Bez jasné komunikace se faktury budou stále ztrácet mezi ostatní poštou.
Jak na to:
od nynějška prosím zasílejte veškeré faktury výhradně na adresu xxxxxxx@dishboard.app. Tato malá změna nám ušetří čas a zajistí rychlé proplacení bez zpoždění.
Děkujeme za pochopení,
[Vaše jméno]
Bez jasné komunikace se faktury budou stále ztrácet mezi ostatní poštou.
Jak na to:
- Napište stručný, přátelský e-mail všem důležitým partnerům:
od nynějška prosím zasílejte veškeré faktury výhradně na adresu xxxxxxx@dishboard.app. Tato malá změna nám ušetří čas a zajistí rychlé proplacení bez zpoždění.
Děkujeme za pochopení,
[Vaše jméno]
- Zmínkou proplácení faktur zajistíte, že si tuto změnu dodavatele u sebe nastaví. Kdo chce mít faktury po splatnosti že?
5. Aktualizujte fakturační e‑mail ve všech systémech a službách
Služby, které si pravidelně strhávají platbu z vaší karty (POS, rezervační systém, marketingové nástroje) posílají faktury automaticky.
Tím zajistíte, že i automaticky generované faktury přistanou ve vaší nové centrální schránce.
Služby, které si pravidelně strhávají platbu z vaší karty (POS, rezervační systém, marketingové nástroje) posílají faktury automaticky.
Tím zajistíte, že i automaticky generované faktury přistanou ve vaší nové centrální schránce.
6. Zaveďte proces pro papírové faktury a účtenky
Papírové dokumenty se ztratí nejrychleji. Především když k vám přijede dodavatel se zbožím, ale vy u toho nejste.
Jak na to:
Určete odpovědnou osobu nebo roli, která papírové faktury převezme a neprodleně je vyfotí a zašle na nastavna adresu.
Díky tomu se už nebudete nikdy muset starat o originál.
Papírové dokumenty se ztratí nejrychleji. Především když k vám přijede dodavatel se zbožím, ale vy u toho nejste.
Jak na to:
Určete odpovědnou osobu nebo roli, která papírové faktury převezme a neprodleně je vyfotí a zašle na nastavna adresu.
Díky tomu se už nebudete nikdy muset starat o originál.
7. Nastavte automatické přeposílání do Dishboardu
Pokud již využíváte Dishboard pro správu financí, už tak šetříte dost času automatizací. Tento krok vám jej ještě více usnadní. Pokud Dishboard ještě nevyužíváte, lze přeskočit na krok číslo 9.
Faktury se díky tomu dostanou přímo do systému k okamžitému zpracování.
Jak na to:
V Dishboardu v sekci Faktury naleznete unikátní email, který je jen pro váš účet. Všechny poslané faktury na tento email se automaticky zpracují, vloží do systému s přepisem údajů a zaznamená se datum splatnosti do kalendáře s upomínkou.
Pokud již využíváte Dishboard pro správu financí, už tak šetříte dost času automatizací. Tento krok vám jej ještě více usnadní. Pokud Dishboard ještě nevyužíváte, lze přeskočit na krok číslo 9.
Faktury se díky tomu dostanou přímo do systému k okamžitému zpracování.
Jak na to:
V Dishboardu v sekci Faktury naleznete unikátní email, který je jen pro váš účet. Všechny poslané faktury na tento email se automaticky zpracují, vloží do systému s přepisem údajů a zaznamená se datum splatnosti do kalendáře s upomínkou.
V nastavení e-mailového klienta (Gmail, Outlook) založte filtr:
Všechny zprávy na faktury@… → přepošli na importní adresu Dishboardu (např. xxxxxx@dishboard.app).
Dishboard naimportuje dokumenty automaticky. Níže příklad pro Seznam Email.
Všechny zprávy na faktury@… → přepošli na importní adresu Dishboardu (např. xxxxxx@dishboard.app).
Dishboard naimportuje dokumenty automaticky. Níže příklad pro Seznam Email.
8. Využijte cashflow, párování transakcí i kalendář
Uvidíte na první pohled, které faktury jsou zaplacené a které čekají. Díky chytrým filtrům lze vyjet faktury, které čekají na platbu a také platby, které čekají na faktury.
Uvidíte na první pohled, které faktury jsou zaplacené a které čekají. Díky chytrým filtrům lze vyjet faktury, které čekají na platbu a také platby, které čekají na faktury.
9. Pravidelně vyhodnocujte seznam dodavatelů
Jednorázoví dodavatelé se mohou stát pravidelnými, naopak ti neaktivní zbytečně zůstávají v systému.
Jednou za kvartál zopakujte export od účetní.
Aktualizujte tabulku: přidejte nové pravidelné dodavatele, vyřaďte ty, co už neodesílají faktury.
Jednorázoví dodavatelé se mohou stát pravidelnými, naopak ti neaktivní zbytečně zůstávají v systému.
Jednou za kvartál zopakujte export od účetní.
Aktualizujte tabulku: přidejte nové pravidelné dodavatele, vyřaďte ty, co už neodesílají faktury.
10. Sepište a sdílejte stručný manuál
Proč: Lidé dodržují to, co znají a chápou. A velmi vám to usnadní u nových zaměstnanců.
Jak na to:
Proč: Lidé dodržují to, co znají a chápou. A velmi vám to usnadní u nových zaměstnanců.
Jak na to:
- Na jednu A4 shrňte celý proces v krocích: od prvního exportu až po párování v Dishboardu.
- Přidejte několik screenshotů (nastavení filtru v mailu, import v Dishboardu).
- Uložte dokument na sdíleném úložišti (např. Google Drive) a proškolte tým.
Výsledek?
Díky tomuto postupu budou faktury vždy pod kontrolou: dorazí na jednotné místo, Dishboard je naimportuje, vy je snadno spárujete s platbami a vyhnete se nekonečnému dohledávání. Váš systém pro chasflow bude neprůstřelný a budete jej mít neustále pod kontrolou. A hlavně - ušetříte desítky hodin, které můžete věnovat svým hostům místo papírové byrokracii.
Toto prvnotní nastavení může zabrat 2-3 hodiny, avšak jakmile jej dokončíte, ušetříte stovky hodin ročně. A to už se vyplatí.
Začněte ihned - první krok je nejjednodušší: poproste účetní o přehled dodavatelů a jejich faktur. Hodně štěstí!
Díky tomuto postupu budou faktury vždy pod kontrolou: dorazí na jednotné místo, Dishboard je naimportuje, vy je snadno spárujete s platbami a vyhnete se nekonečnému dohledávání. Váš systém pro chasflow bude neprůstřelný a budete jej mít neustále pod kontrolou. A hlavně - ušetříte desítky hodin, které můžete věnovat svým hostům místo papírové byrokracii.
Toto prvnotní nastavení může zabrat 2-3 hodiny, avšak jakmile jej dokončíte, ušetříte stovky hodin ročně. A to už se vyplatí.
Začněte ihned - první krok je nejjednodušší: poproste účetní o přehled dodavatelů a jejich faktur. Hodně štěstí!
Přehled food costu a dalších klíčových metrik v Dishboardu
Chcete dosáhnout stejně skvělých výsledků i ve Vašem gastro podniku?
Povězte nám svůj příběh
a my vám připravíme řešení na míru!
a my vám připravíme řešení na míru!
Nastavení sušenky
Sušenky nezbytné pro správné fungování webu jsou vždy povoleny.
Ostatní sušenky lze nastavit.
Ostatní sušenky lze nastavit.